Traitement des données à caractère personnel
Le traitement des données à caractère personnel se fonde sur l’exécution de la mission d’intérêt public que constitue le développement des usages collaboratifs au bénéfice de l’efficacité de la mise en œuvre des politiques publiques.
Le Service RESANA ne collecte que les données strictement nécessaires à sa mise en œuvre.
Les données à caractère personnel traitées au sein d’un espace collaboratif, quand il y en a, relèvent de la responsabilité de l’entité administrative de rattachement des animateurs des espaces de travail. Les dispositions relatives à leur traitement doivent être communiquées par l’animateur principal de l’espace au délégué à la protection des données (DPD) de son entité administrative de rattachement.
Pour ce qui est du périmètre du service RESANA, la finalité de traitement concerne la gestion des comptes de la plateforme (création/conservation/suppression), l’exploitation de la plateforme (suivi, statistiques d’usages) ainsi que la gestion des services transverses d’échange de messages de la plateforme (messagerie instantanée, …).
Ci-dessous la liste des données à caractère personnel transverses dont le traitement est sous la responsabilité de la DINUM.
Données relatives au profil
Chaque membre possède un profil comprenant :
- ses prénom, nom et adresse mail, pôle métier et fonction (obligatoires) ;
- et de façon libre :
- une photographie (fortement conseillée pour installer un climat de confiance favorisant la collaboration) ;
- des renseignements relatifs à son activité professionnelle (coordonnées professionnelles, service…).
Ces données sont conservées tant que le profil est actif, et, pendant un an après la fin d’activité du membre. Passé ce délai, un mail d’alerte pour destruction est envoyé au membre/invité, et, en l’absence de retour de l’intéressé sous un mois, son profil et les données associées sont supprimés.
Tout membre ou invité peut demander directement dans la plateforme la suppression de son compte et des données personnelles qui y sont rattachées.
Données de trace
Elles sont collectées à chaque connexion d'un utilisateur et permettent, par l’utilisation d’un identifiant technique, de tracer les opérations de connexion et de modification des objets de la base de données du service.
Elles servent à des fins de support technique. Elles peuvent également faire l'objet d'une revue périodique de la part des administrateurs à des fins de contrôle et de statistiques d'usage.
Données de suivi d’activité
Dans une logique de collaboration ouverte, les données de suivi de lecture et de participation à
des contenus de la plateforme sont exposées à l’ensemble des membres ayant les droits sur les
contenus en question.
Elles sont conservées tant que les comptes concernés existent sur la plateforme.
Les droits d’accès, de modification et de suppression des données à caractère personnel
concernant la création des comptes s’exercent auprès de la DINUM
(contact.resana@modernisation.gouv.fr). Le délégué à la protection des données de la Direction
Interministérielle du Numérique peut également être contacté par courriel à l’adresse :
dpd@pm.gouv.fr et par courrier à l’adresse :
Services du Premier ministre
A l'attention du délégué à la protection des données (DPD)
56 rue de Varenne
75700 Paris SP07
Concernant les données à caractère personnel traitées au sein de l’espace collaboratif d’une
communauté, les droits s’exercent auprès de l’entité administrative qui pilote l’espace
collaboratif.
Conformément au règlement général sur la protection des données, vous disposez du droit
d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334
PARIS CEDEX 07). Les modalités de réclamation sont précisées sur le site de la CNIL :
www.cnil.fr.
Gestion des cookies
A propos des cookies / traceurs
Afin de permettre aux applications Web de fournir des services, des « cookies » (« traceurs » en
français) peuvent être utilisés.
Qu'est-ce qu'un « cookie » ?
Un « cookie » est un fichier de taille limitée, généralement constitué de lettres et de chiffres,
envoyé par le serveur internet au fichier cookie du navigateur situé sur le disque dur de votre
ordinateur.
Quels types de « cookies » sont utilisés par la plate-forme RESANA ?
La plate-forme Resana utilise un seul cookie permettant d’identifier l’utilisateur via son
navigateur. Il est désactivé par défaut. L’utilisateur peut l’activer en cochant la case “Je reste
identifié” sur la page de connexion.
Données Analytics
L’outil d'analyse des usages produit des métriques sur :
Le nombre de connexions à la plate-forme
Le nombre et la nature des informations créées ou modifiées (documents, dialogues...)
Les utilisateurs les plus actifs
Le nombre de mails économisés
Ces données sont accessibles aux administrateurs fonctionnels ainsi qu’aux animateurs des
espaces de travail. Elles sont non nominatives et permettent un pilotage par indicateur des
espaces de travail.
Ces données sont stockées en France.
Données sur la gestion des membres sortants
La désactivation d’un compte sur la plate-forme peut être réalisée soit par l’utilisateur lui-même
en se rendant dans la rubrique “Mon profil” (« Supprimer mon compte ») ou par un des
administrateurs fonctionnels de la plate-forme.
Ces deux méthodes entraînent l’impossibilité pour l’utilisateur d’accéder à la plate-forme.
Cependant l’ensemble des données créées ou modifiées dans le cadre de son travail sont
conservées sur la plate-forme ainsi que l’ensemble des traces liées à son activité.
Traçabilité des actions réalisées par les utilisateurs
L’ensemble des actions (consultation, téléchargement, modifications etc..) réalisées par
l’utilisateur sont stockées et conservées afin de permettre un suivi et un contrôle de l’activité
relative à chaque information. Ces données sont conservées malgré la suppression potentielle du
compte de l’utilisateur concerné. L’historisation de ces traces offre ainsi un gage de sécurité lié à
l’exploitation des données des utilisateurs
Données de gestion des utilisateurs
Elles permettent l’accès aux informations renseignées par les membres sur la fiche contact (a
minima nom, prénom, adresse mail, pôle métier et fonction) ; en fonction de l’appréciation de
l’utilisateur peuvent également être ajoutées : organisation, numéros de téléphone.
Ces données sont stockées en France.
Données concernant des services tiers intégrés à RESANA
OnlyOffice
L’outil “Document Server” de l’éditeur OnlyOffice étant installé directement sur l’infrastructure
de RESANA, aucune donnée n’est ainsi collectée par l’éditeur de cette solution.
Collabora
L’outil « Collabora Online » étant installé directement sur l’infrastructure de RESANA, aucune
donnée n’est ainsi collectée par l’éditeur de cette solution.
Accès aux données personnelles
La Direction Interministérielle du Numérique adopte des mesures raisonnables pour protéger vos
données personnelles, notamment celles que vous fournissez lorsque vous souhaitez utiliser les
Services.
Conformément au Règlement Général sur la Protection des Données, vous disposez du droit
d'accès à vos données personnelles, de rectification et de correction, voire de suppression de vos
données qui seraient inadaptées, incomplètes, équivoques ou obsolètes, ainsi que du droit de
refuser le traitement de vos données personnelles pour des motifs légitimes.
